El paso uno de digitalizar este tipo de documentos lo logramos de una manera fácil con equipos especiales para estos trabajos y se seleccionan de acuerdo a la necesidad y la carga de carga de trabajo, las marcas más reconocidas son: Kodak Alaris, Cannon, Fujitsu y Xerox.

Las herramientas de software existentes hacen que hoy en día estos equipos reconozcan la ubicación de los datos importantes en cada uno de estos documentos, por lo que, nos podemos ahorrar la captura de los mismos y tendremos en nuestra base los metadatos para poder empezar a trabajar de forma eficiente el proceso.

En un ejemplo real, tenemos a una Dirección General de Notarias, la cual recibe Testamentos todos los días y esta Institución por ley archiva y administra esta información para el buen uso de los ciudadanos involucrados así como para la autoridad que en algún caso judicial pueda tener la información oportuna.

Por lo tanto, una vez llegados los documentos se digitalizan en un equipo convencional marca Kodak, donde semanalmente se reciben en promedio 30 documentos de este tipo, posteriormente se capturan los metadatos, se valida el expediente digital y se guarda el expediente así como lo describe el siguiente diagrama:

Esta solución homologada permitió  obtener los siguientes beneficios y funcionalidades:

• Automatización de procesos manuales de la operación del archivo para el manejo y administración de testamentos.
• Agilizar los procesos de alta, seguimiento y reportes de solicitudes de testamentos.
• Proveer trazabilidad de la gestión de solicitudes de testamentos.
• Tener visibilidad en tiempo real del estado de las solicitudes de testamentos.
• Gestionar la documentación requerida en el proceso de testamentos.
• Manejar flujos de seguimiento de documentos durante el proceso de gestión de testamentos.
• Brindar un sistema escalable, robusto y altamente privado, para todos los procesos del área de archivo iniciando con el de Testamentos.

En conclusión este tipo de soluciones nos ayuda a tener menos errores sobre el manejo e los documentos, nos permite llevar una correcta bitácora del uso de cada uno de ellos durante el tiempo, ya que, este tipo de software asigna credenciales a cada usuario, por lo que tendremos un reporte de uso todos los días.

El mismo software tiene reporteadores donde nos permitirá analizar los resultados y podamos también a utilizar herramientas de BI (business intelligence) para la toma de mejores decisiones y seguir optimizando nuestras plataformas de datos y procesos.